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职场收发邮件礼仪大知识



来源:贝博电力工程技术教育学校 电力学院编辑:贝博电力工程 学校 时间:2013-06-24 00:55:00浏览次数:269次
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       在信息技术发展、网络办公普遍的几天,在职场中不得不用的一个工具就是收发电子邮件,电子邮件为职场白领们提供着便捷和高速的服务,每天通过收发邮件能简单明确传达信息的邮件当然能为提高工作效率做出贡献,不过要知道,收发邮件也有大知识,也需注意一些礼仪,下面贝博电力工程学校的老师给大家先容一下在职场上收发邮件需注意的礼仪。在书写电子邮件之前一定要先明确写邮件的目的。通常商务电子邮件的写作目的有四点,也就是:1、需要对方做什么。2、需要说明什么。3、是否附带文件。4、陈述观点和分享心得。目的明了后,思路才会清晰。那么,一份好的电子邮件具体要怎么写呢?电力学校的老师为您解答!

                                   

  首先要注意的是标题。标题空白是写商务电子邮件的大忌,不仅失礼还容易让邮件被忽略掉。在写邮件之前首先就要确定标题。完美的邮件标题应是简短明了有内容的,意思要同邮件主旨大意相同,简单明了,让收件人能够一望可知。标题中尽量注明邮件来源,让收件人可以大致判断邮件的目的性。如果是紧急邮件,为了引人注意可以适当注明“紧急”的字样。还要注意的是在标题中切不可出现错字或语句不通的情况。

  其次是称呼和问候语。电子邮件和传统信件的写作是相同的,邮件的开头也要对收件人加以称呼,但要拿捏好称呼的尺度,以敬重为前提。如果对方有明确的职务,那么应该按照职务尊称对方,如果职位不够明确,可以用某先生,某小姐代称,称呼的格式是要写在第一行定格的位置写。开头和结尾处的问候语也不能忽略。“你好”或“您好”都是常见开头问候语,这时,通常写在称呼的下一行空两格处,并连同称呼一同写在第一行定格的位置。结尾处的问候常见的有“此致敬礼”、“祝工作顺利!”等,格式和常规信件相同。

  再次,非常重要的是正文部分。在邮件的正文里面首先要先表明身份。如果是熟人间的信件可以忽略此步骤,但是若对方与你不熟悉那么应该先说明自己的身份,也就是姓名以及所属的部门或企业。这不仅是对收件人的敬重,还能让他顺利理解你来信的本意。此外,如果是工作邮箱,最好是能够设置签名档。邮件的撰写应遵循由上而下的重点,就是说,重点问题要在第一段中体现。每段尽量简短,几个字说清的事情绝不用一句话来代替。如有附件可以在正文中做提醒,文字写在正文结束后的位置,例如“××文件在附件中,请查收”之类,如有必要允许把文字做标红处理。还要注意正文的语气,要比口语对话稍微正式一点,商务电子邮件中“谢谢”,“请”等字样不能缺少。邮件中不可出现代表语气的“小符号”,“小表情”,这在商务邮件中显得不够严肃。邮件正文写好后要仔细确认,最好一次性把全部内容说清,尽量避免再发邮件进行补充。

  最后,收件人和抄送人部分。收件人的位置要填的是你主要发送的人的地址,一个或多个都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相关人,比如领导,也可以不填。两者实际上没有功能上的大的区别,但是还是有所指的,主要是收信人的主次区分。请示性的邮件一般只有一个收件人,其他需要知晓的人应当采用抄送形式。不相关的人一定不可随意抄送,抄送范围得当,有助于事件的推进,否则会造成不必要的人力、物力的浪费。

  此外,在回复邮件时也有需要注意的礼仪规范。如果是回复别人的邮件,邮件的标题要采用对方标题的主旨回复,有助于整个沟通进行的顺畅和清晰。

  在办公室工作的职场人一定要熟知收发电子邮件的基本礼仪规范,以免因为自己的无知和无心冒冒失失收发邮件造成不良的后果。在此,贝博下载的老师提醒大家,电子邮件的礼仪是传统信件礼仪的一种延伸,但性质又不完全等同于传统信件。办公室电子邮件作为工作交流的一种存在形式,是职场人要经常接触和使用的,学会掌握其中的技巧和礼仪,是树立职场形象的一种方法,同时也能避免很多不必要的冲突和麻烦。学好办公室收发电子邮件的礼仪规范,才能让科技的进步为自己所用,为工作谋取真正的便利。


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